为规范档案管理工作，广州市科协拟公开选聘2020年度档案整理及数字化扫描项目承接公司，现就有关事项公告如下：

一、项目名称

2020年度档案整理及数字化扫描项目

二、项目预算经费

经费预算为7.5万人民币

三、延期报名时间

2021年5月10日至5月12日

四、具备资质条件

（一）中华人民共和国工商营业执照，具有独立法人资格；

（二）选聘单位（或其在广州市分支机构）必须具有经广州市档案行政主管部门核定的档案中介服务资格，且业务范围中含“档案整理”一项；

（三）选聘单位（或其在广州市分支机构）经营年限需在5年以上；

（四）选聘单位（或其在广州市分支机构）必须具有2018年至2020年间为广州市省、市级机关单位（10家以上）提供档案服务的相关经验。

五、项目内容及需求

（一）项目采购范围

成交方需对采购单位接收的实体档案进行专业化的收集、分类、匹配、整理、编目、移交、归档和录入管理系统等工作，形成规范的入库档案和规范的档案电子数据库。成交方需整理本会产生文书档案约1900份（不包括2020创交会档案）、实物档案3件、照片档案80件、财务会计档案70本，外单位收文4723份（存参考约250份），纸质扫描约4万页等，具体数量以采购单位实际要求成交方整理的数量为准。档案整理工作中的所需的常用设备、工具、维修、运输费与耗材费用（包括复印机、打印机、卷皮、档案盒、不绣钢装订夹、文具等）由采购单位承担。

（二）项目需求描述

（1）归档工作流程和服务内容

1. 档案接收：要对档案资料的完整性进行检查，登记移交清单，对档案实体内容按移交清单逐一进行清点，并登记件数与页数。

2. 组卷整理：包括拆钉、粘贴、盖章、填写封皮等环节。成交方应严格安照《中华人民共和国档案法》《广州市档案管理规定》进行整理立卷。

3. 编档号：对每件业务档案按档案整理要求分类编号，以方便档案的查询利用。

4. 移交入库：移交时，应编制档案移交目录（案卷目录），

一式三份，纸质版连同电子数据一并移交。

5. 总体检查：检查档案实体与电子数据是否一致；检查各工序是否符合档案整理要求。

6. 档案整理报告：档案整理完毕后，成交方应向采购方缴交档案整理报告，对本次档案整理工作作出总结。

（2）电子文档录入系统要求

档案目录的相关信息必须在规定时限内录入采购单位规定的档案管理系统，以确保档案的完整性。

（3）档案整理安全保密、规范性要求

将归档资料全部按规范整理、入库、要求安全、保密、规范。成交方需提供保证实体和档案信息安全的具体措施和承诺，并与采购单位签订保密承诺书。

1. 安全保密性：保持资料的完整，出库入库保持一致，档案内容不得外泄。

2. 规范性：成交方必须严格按照采购单位所提出的归档标准操作执行。在档案的清理、整理、加工、移交过程中，必须严格遵守采购单位的相关档案管理制度，在档案的清理、整理、加工、移交的各个环节均应进行详细的登记，在电子档工作完成的同时建立起完整、规范的记录;保证分类清晰，条目准确，满足档案查阅的规范要求。

3. 成交方由于管理不善造成档案的损坏、遗失、内容外泄或逾期完成等，按违约处理，具体如下：

①成交方工作人员造成有关档案材料遗失的，应负责赔偿采购单位因此造成的损失，且采购单位有权提前解除合同。

②若成交方工作人员造成采购单位保密信息泄露，对采购方的有关档案材料没有尽到保守秘密的义务，则采购单位有权要求成交方赔偿由此造成的责任损失。如损失无法界定，成交方应以减收合同项下10%服务方式承担违约责任，且采购单位有权提前解除合同。

③若成交方因自身原因，未能按时完成有关档案整理任务的，采购单位有权追究乙方的违约责任，成交方每延迟一天完成则按合同金额的万分之二减收服务费。

④项目验收标准。按照《广州市档案管理规定》，最后双方以《档案交接文据》的签订完成该项工作。

六、征集程序

（一）投递选聘文件内容

（1）企业营业执照（营业范围有“档案整理”等相关业务见证材料）；

（2）企业资质证书（档案局复函）；

（3）业绩一览表（附件1省、市级机关单位)；

（4）计划投入组成人员（附件2）；

（5）其他资料。

（二）资格审查及综合评议。

广州市科协按照公开、公平、公正原则，对所有材料进行认真评选，综合考虑报名公司资质，确立1家公司为广州市科协2020年度档案整理及数字化扫描项目承接公司。

（三）正式聘用

通知最终确定的1家公司签订合同。工期为合同签订之日起60个工作日。

（四）其他事项

（1）选聘单位应将选聘文件正本和副本密封装在封套中，封套密封处须加盖选聘单位公章。封套均应写明选聘单位名称。采购人不接受未按要求密封并加盖选聘单位公章的选聘文件；

（2）选聘单位承担其参加选聘活动所产生的全部费用和成本（包括但不限于准备、编写和提交选聘文件的有关费用），无论选聘结果如何，采购单位在任何情况下均无义务和责任承担上述费用或成本。

七、响应文件提交时间、地址

（一）投递时间：2021年5月12日（星期三）18:00前向广州市科学技术协会办公室提交相关申请资料，逾期不再受理。

（二）投递地址：广州市越秀区童心路西胜街42号大院1号楼1312室。

附件下载：主要业绩一览表.docx

广州市科学技术协会

2021年5月10日